Dossier : la gestion électronique des documents

La GED est la réponse aux problèmes de gestion, de stockage, de recherche, de consultation, de traitement et de circulation de fichiers ou de documents réunis sous forme de dossiers ou non. C'est l'ensemble des techniques qui permettent d'accéder rapidement et le plus économiquement possible aux masses d'informations et de documents générés ou reçus par un organisme, qu'il s'agisse d'une entreprise ou d'une administration. La GED est à vocation universelle. Elle trouve son utilité partout, dans tous les contextes et à tous les niveaux. Elle le démontre là où les documents abondent comme dans la documentation technique, les dossiers d'assurance, de prêts ou du personnel, des processus industriels, les dossiers d'allocataires, etc. Ainsi à titre d'exemple, dans toute société, le comptable, grâce à l'informatique, retrouve une écriture comptable particulière en 1 à 2 secondes. En revanche, pour retrouver la pièce comptable correspondante (facture, titre de paiement, bon de livraison, note de frais ...), il lui faut 5 à 15 minutes. Avec la GED liée à son application comptable, il retrouverait le document dans le même laps de temps que l'écriture comptable. Si on reporte cet exemple simple à toutes les situations similaires que l'on rencontre dans l'entreprise (traitement des livraisons, gestion des dossiers clients, des dossiers du personnel), on perçoit facilement le gain de temps apporté par cette technique. La GED peut également aller au delà de cette simple utilisation ; elle permet de gérer des flux d'informations, d'automatiser des processus de diffusion des documents, de construire des bases d'informations multimédia
La gestion électronique des documents est une technique aujourd'hui incontournable pour toute entreprise désirant rationaliser et automatiser le cycle de vie de ses documents. Nous verrons donc dans une première partie introductive la description de la GED, il en suivra l'explication de sa mise en place, enfin nous aborderons des exemples pratiques de son application.