Etat de l'art des outils GED Open-Source

Les outils permettant la gestion électronique des documents doivent avoir comme spécificités : La publication facile d'un document : - Extraction de méta-datas - Auto-classification - Intégration aux outils existants - Ergonomie - Processus guidé et adapté au contexte (profil utilisateur, « lieu » de publication, dernières publications, informations explicites et implicites...) -Respect de standards métier (type et structure de document) à jour (lien sur un « repository » de référence) La recherche facile d'un document : - Disposer d'une modélisation des connaissances type « ontologie » exploitable (définition de « concepts » liés entre eux par des relations hiérarchiques complexes, thésaurus, documents structurés par typologie...) - Classification multi-axiale (plusieurs arbres de classification/navigation) - Navigation dans des arbres de classification dynamiques (fonction du contexte de la recherche) - Recherche assistée (proposition de thèmes associés à la recherche, construction d'une arborescence de navigation pertinente) - Recherche avancée : langage de requête ? Recherche par champs ou combinaison de champs. - « Portée » de la recherche paramétrable : un espace de ged spécifique, plusieurs espaces de ged, certains types de document... - Indexation de sources de contenu externes à la solution : répertoires partagés, sites Web extérieurs, messagerie de l'utilisateur, calendriers, annuaires, applications métier... - Système de pondération de la pertinence des résultats de recherche (autoadaptatif ?) La sécurité des documents : - Confidentialité : authentification (forte), cryptage, DRM -Intégrité : signature, architecture et outils stockage et archivage, anti-virus - Disponibilité : efficience des outils (algorithme d'indexation et classification, construction dynamique...), capacité de montée en charge architecture distribuée - distribution logique, physique voire géographique, répartition de charge), architecture redondante et tolérance aux pannes, pérennité des formats de stockage (formats structurés et documentés, au niveau des bases de données et des documents) - Non répudiation : signature, cohérence et consistance des annuaires La mise en place d'une typologie de documents : - Structure et meta-data par typologie - « Calculs » spécifiques aux typologies (meta-data automatiques, workflows spécifiques) La gestion des arborescences de classification : - Modélisation explicite d'arborescences de classification et liens entre ces arborescences + stratégie de publication des documents - Définition de « meta-modèles » d'arborescence pour calcul dynamique d'arborescences selon contexte (cf ci-dessus) La disposition d'un outil qui s'adapte au profil de l'utilisateur : - Définition et gestion des groupes / rôles et habilitations - Ciblage des documents - Gestion de droits - Interface et ergonomie - Prise en compte du contexte pour recherche et navigation (cf ci-dessus) La gestion du versionning du document / le suivi des modifications : - Définition des stratégies de versionning (convention numérotation/nommage) - Historisation des versions La mise en place d'un travail en commun sur un document : - Check-in / check-out + stratégies de lock du document... - Idéalement fusion des modifications réalisées en parallèle (gestion de conflits) - outils complémentaires : forum, chat, FAQ, liens vers autres documents, agenda, sondages, alertes... Le fonctionnement en mode déconnecté : - Copie locale des documents intéressants - Outil et stratégie de synchronisation (gestion de conflits) - L'évolutivité de l'outil - Le respect des standards - D'autres attentes techniques « classiques » Il est important de défnir les types de ged que l'on trouve, ces outils font partie de la famille des Knowledge Management (KM). Ce terme est large, et il est important d'y faire des distinctions : ● CMS (Content Management System) : Il s'agit d'un gestionnaire de contenu participant à un site Web (WebCT95 par exemple) pouvant bien entendu être collaboratif avec une gestion des workflows. Les solutions basées sur le moteur Wiki fait parties des CMS. ● DMS (Data Management System) : On parle maintenant de gestionnaire de données avec une priorité sur l'indexation, le référencement... et la recherche de documents. ● e-Learning : Il s'agit d'outils collaboratifs permettant de gérer des documents/ressources appliqués à la gestion d'une classe virtuelle. Ce qui nous interesse dans le cadre du projet LiberAccés, est le déployement d'une solution de type DMS. En effet, un CMS existe déjà : WebCT95. Dans ce document, nous avons retenue trois outils, sous licence GPL, pouvant être utiliser en production, nous retenons uniquement les solutions Web, des outils opensource de DMS existent en topologie client-serveur (l'exemple de xinco). L'intégration de ces outils client/serveur en portlet constitue un projet à part entière, ce qui n'est pas concevable pour le socle LiberAccés. Une description des fonctionnalités (donnée par le site de référence des produits) ainsi qu'un retour d'expérience sur son installation, manipulation sont faits ! Pour conclure cet état de l'art, un tableau comparatif est produit suivant les spécificités trouvées. Enfin, il est à noter que différentes solutions de DMS peuvent être retrouver dans certains portails ou eGroupware (notons l'exemple de Kolab2 et openXchange), ces composants DMS font parties intégrantes du système, leur extraction ne semble pas interessante pour la pérénisation du projet !