Facture électronique et dématérialisation

Mémoire Comptabilité & finances Contrôle de gestion

Date de publication :

22/06/2009

Langue :

Français

Format :

.doc

Nombre de pages :

18 pages

Niveau :

grand public

Consulté :

5 fois

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Sommaire :

Sommaire

La facture électronique : définition et procédure
1. Qu'est ce qu'une facture ?
2. Que signifie dématérialiser ?
Pourquoi la dématérialisation gagne les entreprises ?
1. Le marché de la facture dématérialisée : une pratique croissante
2. Pourquoi dématérialiser ? Les avantages de la dématérialisation
3. Les inconvénients et critiques
Le cadre légal : les dispositions juridiques et fiscales
1. La valeur probante de la facture
2. Garantir l'authenticité de l'émetteur : la signature électronique
3. La conservation des documents : l'archivage électronique

Résumé :

On estime que chaque année, près de 2,5 milliards de factures seraient éditées par les entreprises.
La facture est un document fondamental dans la vie des entreprises et revêt un caractère probatoire important dans les transactions économiques entre client/fournisseurs ou entreprises elles-mêmes. Les factures jouent un rôle essentiel puisqu'elles retiennent de multiples informations stratégiques utilisables par de nombreuses parties prenantes de l'entreprise (managers, comptables et les contrôleurs de gestion). Il faut donc un système permettant un traitement des données rapides dans un contexte où le besoin d'information est donc de plus en plus important et où la rapidité et la réactivité constituent des facteurs clés de succès stratégiques.

La dématérialisation des factures a été initiée dès le début des années 80 à la demande de grandes entreprises notamment les constructeurs automobiles qui généraient de grandes quantités de factures, grâce au développement des périphériques d'acquisition tels que le scanner. Mais ce n'est que depuis 3 ou 4 ans qu'il commence réellement à prendre de l'ampleur et à se développer. Cette pratique au début timide gagne désormais de nombreuses entreprises (PME et grandes entreprises) où les volumes de factures manipulés sont importants (distribution, services publics (eau, gaz, électricité) permettant de rompre avec les inconvénients du traitement papier (lenteur, coût de traitement, archivage) dans un contexte de croissance exponentielle de la masse d'information à gérer. La facture électronique s'insère dans le cadre de la « gestion électronique des documents. » (GED). La GED se définit comme « un ensemble d'outils et de techniques utilisés par les entreprises pour dématérialiser, classer, gérer et stocker des documents. »
Le papier ci-présent a pour but d'établir une synthèse d'un ensemble d'articles estimés pertinents traitant le sujet de la facture dématérialisée.
Dans une première partie nous tenterons d'expliquer quel est le rôle des factures dans le processus organisationnel. Ensuite nous analyserons les raisons ayant motivé les entreprises à opter massivement pour la dématérialisation de leur facture ainsi que les procédures permettant de passer d'un document papier à un document électronique.
La facture étant considérée comme un moyen de preuve juridique, pour supprimer le traitement papier des factures il faut donc assurer le respect d'un cadre légal parfaitement défini. Que prévoit la loi en l'espèce ? Nous nous consacrerons au cadre juridico-fiscal de cette pratique en mettant en évidence comment la législation a intégré cette nouvelle pratique pour assurer l'intégrité et la sécurité du traitement électronique des factures au travers des principaux textes de loi.